Vanliga frågor och svar
Har du kört igenom Demon som finns i menyn här ovan?
Om inte så kan vi rekommendera dig att göra det då du kommer att få en bra överblick vad man kan åstadkomma med intranätet.
Har du nyss blivit Superadmin så kan du följa vår "lathund" för att snabbt komma igång.
Om svaret på din fråga inte finns här så
den gärna till oss.
Innehåll
Allmänna inställningar
Allmänt
Anmälningslista
Användare
Användarlista
Bilder
Bokning
Editor
Ekonomi
Filer
Forum
Grupper
Humorsidan
Infosidor
Inloggade
Inloggning
Kalender
Kompetensdatabas
Ledighetslista
Meddelanden
Nyheter
Semester
SMS
Snabbstart för Superadmin
Säkerhet
Var är?
Vem är vem?
Webb-fråga
Varför ett intranät, man kan ju skicka email.
Finessen med intranät är att man får en mötesplats där man ständigt blir påmind om det som just nu är aktuellt.
Var gång som man loggar in kommer man ständigt att se de aktuella nyheterna.
Via papegoj-effekten kommer meddelanden att upprepas till dess att datumet har gått ut.
Intranätet erbjuder dessutom ett flertal funktioner som ökar gemenskapskänslan.
Låt ingen få rätten att säga: -"Man får aldrig någon information på det här företaget!".
Se intranätet som en oas där användarna kan ta in information och delge sina egna erfarenheter.
En träffpunkt oavsett var de befinner sig i världen.
Vilka funktioner finns?
De funktioner som finns i dagsläget är:
- Nyheter
- Kalender
- Länksida
- Var är?-funktion som visar var medlemmarna håller hus
- Lista över inloggade
- Forum
- Humorsida med serier som uppdateras dagligen
- Filhantering, gemensamma dokument
- Bokningssystem för t.ex. konferensrum och prylar
- Bokningssystem för resurser, t.ex. externa konsulter
- Barnlista med föräldrainformation för t.ex. skolor
- Semester/ledighetslista
- Inventarieförteckning. Databas för t.ex. facklitteratur
- Kompetensdatabas
- Användarförteckning
- Vem är vem? Fotolista på alla användare
- Anmälningslistor till events t.ex. fester och möten
- Personliga meddelanden via intranätet
- Chatt
- Emailutskick från admin
- SMS-funktion till alla medlemmar på intranätet
De flesta funktioner i menyn kan Superadmin enkelt välja in samt välja bort.
Vi vill gärna ha intranätet på vår egen server, går det?
UpdatePeople är upplagt så att flera företag samt föreningar ska kunna nyttja samma
programvara på vår server.
Detta för att minimera kostnader för underhåll samt framtida kostnadsfria löpande uppdateringar.
Av denna orsak vill vi inte släppa programvaran till en enskild kund.
Kan man ändra intranätets utseende?
Javisst, det finns några färdiga "skins" (mallar) som man kan välja mellan. Dessutom finns även möjligheten att ändra färg och typsnitt på t.ex. rubriker och länkar.
Vilken blir adressen till intranätet?
Om företaget t.ex. heter "Oden AB" så kommer adressen att bli: www.UpdatePeople.com/Oden.
Det som står efter tecknet "/" är valfritt.
Om ni själva vill peka er egen domän mot vår domän så går det bra. Om ni vill ha hjälp med köp av domännamn samt pekning (URL forwarding) så kan vi rekommendera Proinet.se. De gör det till mycket förmånliga priser.
Vad kostar uppdateringar samt nya funktioner?
Alla företag/föreningar/privata får alltid ta del av nya funktioner eller förbättringar som löpande utföres.
Dessa är kostnadsfria och uppdateringarna sker helt automatiskt.
Om ett företag eller förening har ett förslag på en ny funktion eller förbättring
så kommer denna att genomföras
förutsatt att även andra kunder har nytta av den.
Vilka språk stöder intranätet?
I dagsläget svenska och engelska. Eftersom alla texter ligger i en databas så kan varje användare välja valfritt språk under sina egna inställningar.
Även alla texter på intranätet kan ändras av Superadmin. Funktion för att ändra texterna hittar du under \Administration\Inställningar\Texter\.
Kan man få sin egen logga på nyhetssidan?
Ja om man bara säger till så ordnar vi det. Bilden får högst vara mellan 65-85 pixel hög och helst ha vit bakgrund eller vara transparent.
Varför finns inga referenser på hemsidan?
Av sekretess skäl så har vi valt att inte nämna våra kunder vid namn på hemsidan. Men om man skulle vilja ha en referens så är det bara att ta kontakt med oss så ordnar vi det. Se rubriken "Kunder" för mer information.
Hur lång är bindningstiden?
Efter prövotiden betalar man 3 månader i taget i förskott vilket för med sig att bindningstiden blir 3 månader.
Vad händer t.ex. vid ett avslut?
Om man väljer att avsluta sitt intranät så raderas kontot, databasen samt även alla backuper. Om man skulle vilja ha en kopia på databasen t.ex. i Access-format så kan det ordnas kostnadsfritt. Fördelen att kopiera databasen just till Access är att det är ett format som de flesta kan läsa. Även andra format finns tillgängliga.
Vilken säkerhet garanterar ni?
UpdatePeople ligger på en egen fristående server som är placerad i en byggnad som är av högsta säkerhetsklass i alla kategorier. Servrarna är uppkopplade till Internet via Telia som primär leverantör och Port80 som sekundär (om något skulle ske med Telia), genom flera redundanta nät vilket borgar för hög pålitlighet. Det ingår alltid redundant framföring av fiber, elkraft, UPS (inkl. dieselgeneratorer för kontinuerlig drift vid längre strömavbrott), temperatur och luftfuktighet övervakas i realtid. Lokalen är även dygnet runt bevakad av Securitas. Passage kan endast göras av serverhotellets egen personal. Vid ett ev. fel under kontorstid så finns det tekniker tillgängliga som kan åtgärda felet på plats. Skulle felet vara hårdvarurelaterat så har vi högsta supportavtal med hårdvaruleverantören.
UpdatePeople har även en säker inloggning (https://) vilket medför att överföring av lösenord sker krypterat. Dock är det mycket viktigt att alla användare använder sig av lösenord som består av både bokstäver och siffror för att förhindra att lösenordsrobotar tar sig in med hjälp av ordlistor.
Systemet skriver även all data till två hårddiskar som speglar varandra. Vid ett ev. haveri tar alltid den fungerande hårddisken över den andra.
Databasen säkerhetskopieras varje natt och tillsammans med uppladdade filer förs data över varje söndag till annan ort utanför serverhotell där den förvaras i kassaskåp. Backuper sparas 1-14 dagar tillbaks.
Oavsett hur säkert själva systemet är rent tekniskt så går det alltid att bryta sig in. Den svagaste länken är oftast användarna själva. Med dåliga lösenord eller ovarsamhet med inloggningsdata så kan "fel" person komma in i systemet. Därför ska man alltid undvika att placera sådan data som är extremt känslig på ett intranät. Det är vår rekommendation.
Efter 3 felaktiga inloggningar så blockeras kontot. Ingen information går ut om användarnamnet existerar eller ej. Endast admin kan låsa upp kontot efter blockering.
Jag kan inte logga in med mitt lösenord?
Om man skriver in fel lösenord tre ggr i rad så blockeras kontot.
Vid tredje gången så får du ett email som innehåller en länk till en tillfällig sida för att låsa upp kontot. Klicka på länken och bekräfta upplåsning genom att klicka på en knapp med texten "Lås upp". Därefter kan du åter gå till inloggningssidan och logga in.
Om du däremot skriver felaktigt användarnamn och har glömt det rätta så måste du kontakta Superadmin på ditt intranät eller UpdatePeople så skickar de ut det på nytt via email.
Superadmin kan också låsa upp låsta konton. I menyn under
\Administration\Användare\Användardata finns ett fält som heter "Antal inloggningsförsök". Om denna är över 3 så är kontot låst. Om man sätter värdet till 0 så blir kontot åter upplåst.
Lösenordet som Windows fyller i verkar vara felaktigt.
Om du har Internet Explorer 7 så gör så här:
1. Starta Internet Explorer.
2. Välj "Verktyg" samt "Ta bort Webbhistorik".
3. Klicka på "Ta bort lösenord".
4. Välj "Ja" på nästkommande fråga.
Var ändrar man lösenord?
Under \Mina inställningar\Användardata\.
Vid inloggning får jag en förfrågan om att installera någon ActiveX-komponent eller texten "fel i insticksprogram"?
Om du har ljudfunktion inkopplad för "Inkommande Chatt" så kan du få denna förfrågan vid första inloggning. ActiveX-komponenten är oftast din egen Multimediaspelare som krävs för att intranätet ska kunna spela upp ljud. Godkänn den om du vill ha möjlighet till ljud.
Du kan stänga av ljudfunktionen under \Mina inställningar\Allmänt\Ljud inkopplat (inkommande chatt).
Kan man se hur många besök användarna har gjort?
Javisst. Super admin kan se detta under \Administration\Statistik\Besök. Det finns även möjlighet där att nollställa räknarna.
Hur betalar man för sitt intranät?
Efter prövotiden på 3 månader så betalar man kvartalsvis mot faktura i förskott.
Vad kostar SMS:en som man skickar via intranätet?
Om man skickar mindre än 30 SMS per månad så debiteras inga kostnader.
Över dessa så debiteras det 0,75:- per SMS på fakturan.
Vilka roller kan en användare ha?
- Super Administratör. Kan skapa/radera nya användare samt kan hantera alla grupper.
- Administratör. Kan redigera inlägg och skapa t.ex. anmälningslistor och webbfrågor men endast i den grupp som de tillhör.
- Användare. Kan skapa inlägg och ladda upp filer.
- Tittare. Kan ej skapa inlägg eller ladda upp filer. Endast ta åt sig information.
- Gäst. Används oftast för användare som inte tillhör företaget/organisationen.
Under Administration\Användare\Befogenheter\ finns en tabell som visar alla rollers befogenheter.
Användardata, vad är det?
Här är stället där man kan ändra sitt för eller efternamn samt lösenord. Lösenordet måste skrivas likadant två gånger i två skilda fält.
Vid inskrivning av nya användare skapas lösenordet automatiskt. Även vid import.
Var ändrar man lösenord?
Under \Mina inställningar\Användardata\.
Vad används födelsedatum till?
Födelsedatum visas ej i användarlistan utan denna information används endast för att påannonsera att någon fyller år under rubriken "Idag" på nyhetssidan. Antalet år man fyller visas ej utan endast användarens namn samt några färgglada ballonger.
Vad är det?
Med hjälp av funktionen "Grupper" så kan man skapa delar av intranätet tillägnat en speciell grupp. En grupp kan t.ex. vara en grupp inom företaget/föreningen, en kund eller t.ex. en projektgrupp. Man kan alltså använda intranätet för att köra sina projekt genom det. Användare kan tillhöra flera olika grupper men kommer inte att se nyheter eller annan information som är tillägnat andra grupper som man inte är medlem i. Om man t.ex. bjuder in sina kunder till intranätet för att diskutera projekt eller helt enkelt vill informera dem så kan man ordna så att kunderna inte ser varandra på intranätet medan du ser all verksamhet. Som sagt, eftersom alla funktioner på intranätet är gruppberoende så är det bara fantasin som sätter gränser på användandet.
Har lagt till en ny grupp som jag ej kan se på nyhetssidan?
Du har missat att lägga till dig själv som användare i den nya gruppen. Du gör det under \Administration\Grupper\Grupper/användare. Man ser endast de grupper som man själv tillhör.
Hur många grupper kan man ha?
Det är totalt 30 grupper. Om fler önskas så anmäl intresse.
Man ser endast nyheter och forum i de grupper som man själv ingår i, men vi vill se allas nyheter.
Superadmin kan på sidan \Administration\Inställningar\Allmänt\ på raden "Öppna grupper (nyheter)" samt "Öppna grupper (forum)" välja hur man ska "öppna upp" intranätet. Som "default" så är alltid intranätet "slutet", d.v.s. dessa rader innehåller värdet 0 och man ser endast information om de grupper man tillhör. Om man vill öppna upp intranätet så sätter man helt enkelt en 1:a i fältet och sparar data.
Observera att om ni öppnar upp intranätet så kan alla registrerade användare läsa ALLA nyheter samt forum. Övriga funktioner som t.ex. kalender är fortfarande gruppberoende.
När man skapar en nyhet finns det en kryssruta med namnet "Uppdateringsemail skickas även om funktionen är urkopplad av användare". Vad innebär det?
Eftersom användare kan koppla från påminnelse-email var gång som intranätet uppdateras så kan det hända att skribenten vill tvinga ut ett meddelande trots detta.
Kryssar man för denna ruta så får alla användare i gruppen ett nyhetsbrev trots att de har avsagt sig uppdateringsemail.
När man skapar en nyhet finns det en kryssruta med namnet "Begär kvittens att nyheten har lästs ". Vad innebär det?
Om man kryssar för detta val så kommer en knapp att visas vid nyheten med texten "Jag har tagit del av informationen". Författaren till nyheten kan sedan klicka på ikonen "Ändra Nyhet" och därefter klicka på knappen "Se kvittenser". En lista kommer då att visa vilka som har kvitterat och vilka som inte har gjort det.
Kan man tvinga ut ett SMS vid ny nyhet?
Javisst går det. Eftersom alla användare inte alltid har tillgång till en dator så kan man välja vilka som alltid ska få ett SMS vid nya Nyheter. Klicka här för att läsa om SMS.
Vad innebär stopp samt startdatum?
Alla nyheter har ett start samt stoppdatum. Under denna period kommer nyheten att visas. Detta gör det även möjligt att skriva in nyheter i förväg. När sedan startdatumet har uppnåtts så kommer nyheten att publiceras.
Hur fungerar editorn?
Klicka här för att komma dit.
Hur hanterar man bilder?
Klicka här för att komma dit.
Vad menas med denna 
symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder "Länk till annan sida". Om man klickar på den så öppnas ett nytt fönster med material som man har länkat till.
Vad menas med denna 
symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder att man har rättighet att ändra inlägget. Antingen av författaren eller admin.
Vad är då en infosida?
Det är egna sidor som innehåller postningar liknande de som du hittar på nyhetssidan samt humorsidan. Egentligen kan du använda dem till allt som behöver exploateras på intranätet. T.ex. Dagens matmeny, företag/förening fakta, FAQ:er för er verksamhet, ja praktiskt taget till många specialfunktioner för er egen verksamhet.
Hur många infosidor kan man då ha?
Du kan ha hur många sidor du vill med valbara namn som du själv väljer.
Hur når man dem på intranätet?
Du når dem via menyn till vänster där de sorteras i alfabetiskordning direkt efter Nyheter.
Hur skapar man dem?
Gör så här:
1. Du måste vara Superadmin för att göra detta. Välj \Administration\Inställningar\Menyval\. Klicka för "Infosidor" och välj "SPARA DATA".
2. Gör en uppdatering (refresh) på din webbläsare.
3. Välj \Administration\Funktioner\Infosidor\
4. Klicka på "SKAPA INFOSIDA".
5. Skriv in din rubrik t.ex. "Matmeny" och välj grupp/grupper som ska se denna sida samt välj "SPARA DATA".
6. Gör en uppdatering (refresh) på din webbläsare.
7. Nu ska det finnas en ny rubrik med namnet "Matmeny" under Nyheter i menyn.
8. Klicka där och börja att skapa innehållet på sidan. Dessa läggs in precis som nyhetsinslag med start och stoppdatum. Om du vill att de ska vara där mer permanent så sätt stoppdatum till ett datum många år bort, typ 2099. Ordningen på inslagen kan ordnas genom att ändra startdatum.
Vad innebär stopp samt startdatum?
Alla inlägg har ett start samt stoppdatum. Under denna period kommer inlägget att visas. Detta gör det även möjligt att skriva in inlägg i förväg. När sedan startdatumet har uppnåtts så kommer inlägget att publiceras.
Hur fungerar editorn?
Klicka här för att komma dit.
Hur hanterar man bilder?
Klicka här för att komma dit.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder "Länk till annan sida". Om man klickar på den så öppnas ett nytt fönster med material som man har länkat till.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder att man har rättighet att ändra inlägget. Antingen av författaren eller admin.
Vad innebär stopp samt startdatum?
Alla inlägg har ett start samt stoppdatum. Startdatumet är alltså inget publiceringsdatum utan det datum som aktiviteten startar. Normalt är start och stoppdatum lika om aktiviteten inte varar mer än ett dygn.
Vad är publiceringsdagar?
Det är det antal dagar innan händelsen inträffar då kalenderuppgiften ska publiceras på nyhetssidan. Vilket grundvärde som ska gälla vid skapande av nya händelser ställer man in under \Administration\Inställningar\Allmänt\kalender (publiceringsdagar).
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder att man har rättighet att ändra inlägget. Antingen av författaren eller admin.
Vad är det?
För att mäta användarnas åsikter samt att kunna utföra en ev. omröstning så finns denna funktion. Denna skiljer sig väsentligt från andra webb-frågor på nätet då man inte får se resultatet på omröstningen förrän man har svarat på frågan. Svaret man lämnar ingår i statistiken men någon information om vilka som har svarat si eller så sparas ej i databasen.
Efter röst är lagd så visas resultatet. Man kan bara lämna en röst per användare.
Den som har skapat frågeställningen kan även dynamiskt välja antalet svarsalternativ. Dock bör texterna inte vara alltför långa då layouten blir sämre.
Vad är det?
En funktion där man kan se de personer som tillfälligt har lämnat företaget/föreningen och vill meddela sig var de är, i vilket syfte samt när man beräknar att komma tillbaks igen. Orsaken kan t.ex. vara sjukdom eller tjänsteresa.
Även de som har begärt ledighet i ledighetslistan visas. För att skapa ett nytt meddelande så klicka på knappen "SKAPA MEDDELANDE".
Om man själv har skapat meddelandet eller har rollen SUPER ADMIN så finns det även denna symbol vid namnet. Via denna länk kan man ändra sitt meddelande eller radera det om man så vill.
Det kan även visas en symbol som ser ut som en varningstriangel. Detta är en länk för att läsa inskriven meddelandetext.
Precis som nyheter så finns det ett utgångs samt tillbaka datum. Under denna period kommer meddelandet att visas. Detta gör det även möjligt att skriva in meddelanden i förväg. När sedan utgångsdatumet har uppnåtts så kommer meddelandet att visas.
Under "Mina inställningar\Var är" kan man se alla sina kommande "Var är"-meddelanden som ännu inte har publicerats.
Vad är det?
Här visas alla som just nu är inloggade på intranätet. Ta som vana att alltid logga ut efter besöket så sparas serverkraft. I annat fall loggas man automatiskt ut 60 minuter vid inaktivitet.
Man får dock en förfrågan först. Namnen länkar till Chatten.
Intill de inloggade namnen finns en tid, vad är det?
Det är antal timmar och minuter minuter sedan senaste aktivitet på
intranätet. M.a.o. hur länge man har varit inaktiv. Om denna tid är liten
tyder det på att chansen är större att personen kan nås via chatt.
Vad är det?
Ett intranät utan forum är som en semla utan grädde. På denna plats kan man skapa egna forum eller besvara redan befintliga.
Vad är då ett forum? Ja det kan kanske vara en fråga som behöver ventileras där alla bör ha möjlighet att säga sitt innan ett ev. beslut kommer att tas.
Det kan även vara diskussioner runt någon speciell produkt eller en ren support avdelning, typ FAQ (Frequently Asked Questions).
Längst till höger visas en lista på "Aktuella ämnen". Dessa är sorterade så att de senaste besvarade forumen är placerade längst upp på sidan. Man även utläsa vem som gjorde det senaste inlägget. Genom att klicka på dessa ämnen (val av ämne) så visas tillhörande inlägg i det vänstra fältet. Forumen redigeras och skapas precis som nyheter med den skillnaden att det inte finns något publiceringsdatum inblandat.
Hur fungerar editorn?
Klicka här för att komma dit.
Hur hanterar man bilder?
Klicka här för att komma dit.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder "Länk till annan sida". Om man klickar på den så öppnas ett nytt fönster med material som man har länkat till.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder att man har rättighet att ändra inlägget. Antingen av författaren eller admin.
Är det samma forum till alla grupper?
Det är samma forumsida till alla grupper men när man skapar ämnen så väljer man vilka grupper som ämnet ska tillhöra. M.a.o. så ser forumsidan olika ut för användare som tillhör olika grupper.
Vad är det?
En sida där allt av rent nöje skall hamna. Detta för att bespara nyhetssidan med sådant som kan betraktas som oseriöst.
Humorsidan är även försedd med dagens serie som uppdateras dagligen.
Vad innebär stopp samt startdatum?
Alla inlägg har ett start samt stoppdatum. Under denna period kommer inlägget att visas. Detta gör det även möjligt att skriva in inlägg i förväg. När sedan startdatumet har uppnåtts så kommer inlägget att publiceras.
Hur fungerar editorn?
Klicka här för att komma dit.
Hur hanterar man bilder?
Klicka här för att komma dit.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder "Länk till annan sida". Om man klickar på den så öppnas ett nytt fönster med material som man har länkat till.
Vad menas med denna symbol som ibland visas intill ett inlägg?
Den betyder att man har rättighet att ändra inlägget. Antingen av författaren eller admin.
Vad är det?
Filer kan läggas upp på intranätet utan hinder. Dessa placeras i skilda mappar som lätt kan skapas via "Filer" i vänstermenyn. Inga filer får förekomma i roten.
Exempel på filer som kan vara bra att ha åtkomliga är t.ex. gemensamma dokument som man lätt vill nå, t.ex. mötesprotokoll.
För att ladda upp filer klickar man på knappen "Ladda upp".
Därefter kommer en dialog att starta där man först blir ombedd att "Bläddra" efter filen d.v.s. söka efter den på sin hårddisk.Efter hämtning och sparning så finns filen i filarkivet. För att se denna i vänster menyn måste browsern (din webb-läsare) uppdateras (refreshas).
Försök alltid att ha ett restriktivt tänkande vid uppladdning av filer med tanke på tillgängligt serverutrymme.
I filhanteraren finns även funktioner för att radera samt ändra namn på filer och mappar. Mappar måste tömmas innan de kan raderas.
Kan man redigera t.ex. ett word-dokument på intranätet?
Alla dokument (filer) måste redigeras lokalt på din egen dator för att sedan laddas upp till intranätet. Dokumenten kan inte redigeras när de väl ligger på intranätet.
Kan man ladda upp egna dokument på intranätet?
Ja, det finns en area där man kan ladda upp filer som alla användare kan nå. Strukturen på mappar skapar man själv som administratör.
I grundutförandet ingår 100 Mbyte. Begär offert om du vill ha mer utrymme.
Hur gör man för att ladda upp filerna steg för steg?
1. Välj "Filer" i menyn till vänster.
2. Klicka dig fram till den mapp där filen ska hamna.
3. Klicka på knappen "Ladda upp".
4. Ett litet fönster öppnas. Klicka nu på knappen "Bläddra..".
5. Klicka på den fil som ska laddas upp därefter knappen "Öppna".
6. Därefter välj "Start hämtning av fil".
7. Slutligen välj "Spara och stäng".
Vid skapande av mappar kan man styra vilka grupper som ska ha tillgång till dem. Nu vill jag ändra tillhörigheten?
Admin kan göra detta under \Administration\Funktioner\Filer.
Under \Administration\Funktioner\Filer så finns det en checkbox som heter "Mapp visas i
meny". Var exakt visas mappen?
Alla mappar som är markerade visas i alfabetisk ordning efter Nyheter i
menyn till vänster.
Du måste dock göra en refresh på webbläsaren innan menyn uppdateras.
Vilka filtyper är godkända?
Med tanke på säkerheten är endast ett antal specade filtyper godkända. Om ni saknar någon filtyp i listan så hör av er så ordnar vi det. Dessa filtyper är godkända för tillfället: avi, bmp, crt, doc, docx, dot, eps, gif, hlp, htm, html, ini, jpg, mid, mp3, pdf, pps, ppt, psd, pub, rtf, swf, tgz, txt, xls, xlsx, zip.
Hur fungerar bokningarna?
Man klickar helt enkelt på det datum samt objekt som man vill boka. Därefter väljer man datum och tid när man vill boka objektet samt till vilket datum samt tidpunkt. Beroende på hur Superadmin har ställt in systemet så kan man även fylla i kompletterande fält som t.ex. "Ändamål". Denna text visas när man rör muspekaren över de bokade objekten.
Vad betyder färgerna i listan?
Röd färg betyder att hela dagen är bokad. Blå färg betyder att endast en del av en dag är bokad.
Hur länge sparas gamla bokningar?
Dessa sparas i 90 dagar. Därefter raderas de automatiskt.
Hur ändrar man sin bokning?
Klicka på det datum samt rad till det objekt som du vill ändra. Längst ned till höger listas denna dags bokningar. Intill dem, om du har behörighet att ändra bokningen, kan du se en symbol som denna: . Klicka på den symbolen. Därefter visas bokningen till vänster på sidan. Här kan du nu välja mellan att ta bort den eller ändra på intervallet. Klicka på SPARA DATA när du är färdig.
Hur fungerar ledighetslistan?
När någon söker en ledighet så skickas ett uppdateringsemail till den beslutsfattare som man har valt. Ledighet markeras med ett frågetecken i listan till dess att den är färdigbehandlad. När beslutsfattaren sedan går in på ledighetslistan så kommer längst upp på sidan att visas alla ansökningar i en lista. Beslutsfattaren kan nu antingen godkänna/avböja ledigheten eller delegera den till någon annan beslutsfattare. Om man väljer att godkänna den så kommer ansökan förvandlas till ledighet (utan frågetecken) och i det andra fallet så kommer ansökan försvinna helt.
Den som ansökte kommer att få ett uppdateringsemail om beslutet.
Jag vill att var och en ska bestämma sin egen ledighet, går det?
Ja det går. Om man inte utser någon till beslutsfattare så får var och en bestämma denna själv.
Hur väljer man beslutsfattare?
Superadmin hittar det under \Administration\Användare\Beslutsfattare.
Vad betyder färgerna i listan?
Röd färg betyder att hela dagen är bokad. Blå färg betyder att endast en del av en dag är bokad.
Vad betyder frågetecknet i listan?
Det betyder att ledigheten inte är hanterad ännu av beslutsfattaren.
Hur länge sparas gamla bokningar?
Dessa sparas i 90 dagar. Därefter raderas de automatiskt.
Hur lägger man egentligen till sin egen kompetens till databasen?
1. Välj \Mina inställningar\Kompetenslista\ i menyn.
2. Klicka på en kategori t.ex. "Språk".
3.
Klicka på knappen "Nytt ämne" om inte det språk som du eftersöker finns med.
4. Skriv språkets namn, t.ex. "Finska", därefter klicka på "Skapa ämne".
5.
Välj mellan --, Ori, Väl samt Erf.
-- = Ingen kompetens.
Ori = Orienterad i ämnet. Kan lite om det.
Väl = Väl insatt i ämnet. Kan det väl.
Erf = Erfaren i ämnet. Kan mycket om det.
För att söka i databasen så använd \Kompetenslista\ i menyn.
Vad är det?
Alla användare visas i en förteckning med länkar till emailadress, mobiltelefon (SMS) samt personligt meddelande. Även telefonnummer till arbetet och hem är medtaget.
Ikryssning av användare för att få en speciallista fungerar inte.
Klicka för de användare som du vill ha med. Klicka därefter på "Spara Data" längst ned på listan.
Välj "Se endast valda användare" så ser du de som du har förvalt.
Vad är det?
Här får du se hur alla användare ser ut. Var och en kan själv ladda upp en bild via \Mina inställningar\Adress och tele\. Tänk på att inte ladda upp högupplösta bilder för att minska laddningstiden av sidan. Superadmin kan även ställa in "Foto bredd" (pixel) under \Administration\Inställningar\Allmänt\.
Ikryssning av användare för att få en speciallista fungerar inte.
Klicka för de användare som du vill ha med. Klicka därefter på "Spara Data" längst ned på listan.
Välj "Se endast valda användare" så ser du de som du har förvalt.
Hur laddar man upp egen bild om den inte finns på webben?
Använd knappen "LADDA UPP BILD" under \Mina inställningar\Adress och tele\. Vid klick på denna knapp så kommer en dialog att starta där man först blir ombedd att "Bläddra" efter bilden d.v.s. söka efter den på sin hårddisk. Efter hämtning och sparning så erhålles bildlänken automatiskt, t.ex. " upload/me.jpg".
Hur tar man bort en uppladdad bild?
Gå in under \Mina inställningar\Adress och tele\. I fältet "Bildlänk" tar du bort all text. Fältet ska då bli tomt. Klicka därefter på knappen "SPARA DATA".
Vad är det?
Antalet anmälningslistor man kan skapa är helt dynamiskt. Dessa kan användas för anmälningar till kurser, möten, fester eller dylikt.
Den inloggade personen har de svarsalternativ som skaparen har angivit. Vid skapande av ny lista erhåller alla medlemmar statusen EJ SVARAT.
Antalet svar inom varje kategori sammanställs längst ner på listan.
Vad är det?
Personliga meddelanden kan skickas mellan alla medlemmar. Från en lista väljer man ut en eller fler mottagare som meddelandet skall nå.
Varje gång som man besöker nyhetssidan kontrolleras om det finns några meddelanden i kö. Om så skulle vara fallet så visas meddelande-fönstret. Man kan i detta fönster bläddra mellan meddelanden samt radera enskilda meddelanden.
Möjlighet finns även att skicka ett meddelande hem till sig via email.
Om man har meddelanden kvar så visas alltid detta fönster efter inloggning. Se till att radera meddelandet efter att du har tagit del av det.
Vad är det?
Alla medlemmar som har sitt mobilnummer inskrivet kan man nå via SMS. Man skriver helt enkelt in sitt meddelande och väljer de som man vill ska få SMS:et från en lista. Via funktionen CTRL och vänsterklick så kan man välja helt fritt i listan vilka som ska bli mottagare.
Antalet SMS som man får skicka kan man läsa om på avsnittet Ekonomi.
Man kan även välja in vilka som ska få ett SMS vid Nyhetsuppdateringar. Se Administration\Användare\Tvingat SMS\.
Mobilnummer skall skrivas in med riktnummer typ 070-1122334. Alltså utan landskod för att SMS skall fungera.
Vad är det?
Denna sida används för generella inställningar. Här kan man kryssa i om man vill ha ett uppdateringsemail skickat till sin emailadress när nyhets-, humor- eller forumsidan har blivit uppdaterad. Förutsatt att man har skrivit in sin emailadress.
Hur får man tag på lämpliga bilder samt hänvisar till dessa från ett inlägg?
1. Använd Google, längst upp till höger på Intranätet.
2. Skriv ditt sökord i sökfältet. Klicka på knappen 'Sökning'.
3. Klicka på fliken 'Bilder'. Då kommer du att se massa bilder som har med sökordet att göra.
4. När du väl har hittat en passande bild så klicka på den.
5. Klicka därefter på länken 'Se endast bilden'.
6. Markera adressen i adressfältet och kopiera den. Använd tangenterna CTRL samt C.
7. Nu har du länken på ditt klippbord. Gå in på intranätet och klicka på knappen 'Skapa'.
8. Bildlänken kan du nu klistra in vid inlägget i fältet: Bildlänk. Använd tangenterna CTRL samt V.
9. Spara data. Eventuellt måste bilden skalas ner. Se valet 'Orginalbredd' intill bildlänken. Använd ej bredder över 350 pixel då de förvanskar sidan.
Den stora fördelen med att ange en sökväg till en bild är att den inte behöver laddas upp till intranätets server. Däremot kan bilden försvinna någon gång i framtiden.
Hur laddar man upp egna bilder om de inte finns på webben?
I redigeringsläget vid skapande av ett inlägg så använd knappen "LADDA UPP BILD". Vid klick på denna knapp så kommer en dialog att starta där man först blir ombedd att "Bläddra" efter bilden d.v.s. söka efter den på sin hårddisk. Efter hämtning och sparning så erhålles bildlänken automatiskt, t.ex. " upload/images.jpg".
Man har även möjlighet att välja bredd på bild i de fall bilden är alltför stor. Bild kommer då att skalas om automatiskt.
Uppladdad bild blir så pixlig?
Orsaken att den blir pixlig, förutsatt att den har bra kvalitet, är att om man sätter en mindre breddstorlek än orginalet så kommer webbläsaren att minska bilden vilket inte blir optimalt. Om man vill undvika detta så måste man själv göra förminskningen via ett bildhanteringsprogram typ Photoshop innan man laddar upp bilden.
Jag får ett felmeddelande när jag laddar upp min bild.
Troligtvis så har du laddat upp ett filformat som inte är tillåtet. T.ex. så är filformatet BMP inte tillämpligt för bilder på webben.
Utseendet stämmer inte mellan editor och publicerad text?
Troligtvis innehåller din text en formatering som sidan inte har stöd för. Det kan bero på att man har kopierat den från en annan webbsida.
Gör så här:
1. Gå in i redigeringsläge av nyheten/inlägget.
2. Markera all text (CTRL + A).
3. Klicka på symbolen långt till höger som ser ut som ett suddgummi (Remove Formatting).
4. Nu är texten "ren" och du kan nu ändra den till dina behov.
Eller så kommer texten från t.ex. Word eller Excel.
Gör så här:
1. Gå in i redigeringsläge av nyheten/inlägget.
2. Markera all text (CTRL + A).
3. Klipp ut all text (CTRL + X).
4. Klicka på symbolen med namnet "Paste from Word".
5. Klistra in all text (CTRL + V).
6. Klicka på "OK". Nu är texten "ren" och du kan nu ändra den till dina behov.
Hur skapar man en länk till t.ex. ett dokument, sida eller mapp i texten man skriver?
För att infoga en länk i texten så gör så här:
1. Markera med musen det ord som ska länka till annan sida eller mapp.
2. Klicka på symbolen "Hyperlink" (ser ut som en liggande 8:a).
3. Skriv in länkens adress i fältet "Source".
4. Välj "Blank" i fältet "Target" om du vill att länken ska öppna en ny sida efter klickning. Annars lämna den orörd.
5. Välj "Insert" och "Ok"
6. Nu ska ordet ha blivit blått om du har gjort rätt för att visa att det är en länk.
För att länka till mappar och filer så måste man veta adressen dit.
Hur får man tag på adressen?
Gör så här:
1. Välj "Filer" i menyn.
2. Klicka dig fram bland mapparna så att du ser namnet på den mapp eller fil som du vill länka till.
3. Högerklicka på bilden föreställande mapp eller dokument och välj "Kopiera genväg".
4. Nu ligger adressen på klippbordet och denna kan senare klistras in med CTRL V.
Tänk bara på att ibland är det bättre att länka till mappen istället för att länka till unika filer om du vet med dig att nya versioner ska upp senare på intranätet.
Om du laddar upp en senare version av filen måste du även ändra länken trots att filnamnet är lika då det sparas som ett unikt namn med ett serienummer.
Därför är det bätte att länka till mappen. Vid klick på länken kommer man då se alla filer i mappen.
Intranätet klippte av inlägget jag skrev. Varför?
Maximal längd på nyheter är för tillfället 8000 tecken. Alla tecken över det klipps automatiskt bort.
Här beskrivs kortfattat hur man kommer igång och sätter upp sitt intranät.
- Grupper. Välj från menyn till vänster \Administration\Grupper\Grupper. Överst finns det en grupp med beteckningen "Alla". Denna är tänkt att alltid ligga överst och vara den grupp som innehåller flest användare. Denna grupps nyhetssida kommer att bli en sorts startsida efter att man har loggat in på intranätet.
Tänk igenom vilka fler grupper som intranätet ska delas upp i och skapa dessa. Det kan vara organisatoriska grupper på företaget eller i föreningen.
Du kan även markera en grupp och placera den i en annan ordning men låt gruppen "Alla" få vara kvar överst. Läs mer om grupper. - Användare. Nu är det dags att knappa in användarna. Välj från menyn till vänster \Administration\Användare\Användardata. Klicka på knappen "Ny användare" och fyll i fälten. Normalt ska användarna tillhöra gruppen "Användare". Användarnamnet kan man skapa genom att ta de tre första bokstäverna i för- och efternamnet. Om man.t.ex. heter Jörgen Svensson så blir användarnamnet jörsve. Avsluta med att klicka på knappen "Spara och sänd email" så skickas ett välkomstmeddelande till användaren med alla uppgifter för att kunna logga in.
Om man har många användare som ska registreras vid ett och samma tillfälle så kan man göra detta under menyn \Administration\Användare\Importera anv. Det krävs dock att man har alla användare i t.ex. ett excel-ark som exporteras till en semikolon formaterad fil. Vill du ha hjälp med detta så kontakta oss så hjälper vi dig. Läs mer om användare. - Grupptillhörighet. Nästa steg är att bestämma vilka personer som ska ingå i grupperna. Välj \Administration\Grupper\Grupper/användare.
Här kan du för var grupp bestämma vilka som ska ingå. Kryssa för dem och välj "Spara data". - Beslutsfattare. Om semester och annan ledighet skall godkännas av någon chef så välj \Administration\Användare\Beslutsfattare från menyn. Klicka för de personer som ska få ledighetsansökningarna och klicka på "Spara data".
- Grundinställningar. Under \Administration\Inställningar\Allmänt hittar du alla grundinställningar som gäller för intranätet samt för alla användare. En del av dessa som t.ex. "Uppdateringsemail (nyhetssidan)" anger vilket "default-värde" (ursprungsvärde) som ska gälla om användaren själv inte har angett något under \Mina inställningar\Allmänt.
- Menyval. Slutligen kan man välja \Administration\Inställningar\Menyval för att bestämma vilka funktioner som ska finnas med på menyn. Observera att de även försvinner från admin-gränssnittet också.
- Grundinställning klar! Testa och kör på!
